COMPLIANCE

 

Compliance schafft Sicherheit!
Die Regeln von Recht und Gesetz einzuhalten, sich also rechtsgetreu und regelkonform zu verhalten,

schützt vor späterer Strafverfolgung. Unternehmer sind daher angehalten, geeignete Maßnahmen zur Verhinderung

von Rechtsverstößen durch die Unternehmensangehörigen zu ergreifen.
Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte Compliance Management Systeme (CMS),

durch die Sie mit Ihrem Unternehmen immer auf der rechtssicheren Seite sind. Im Einzelnen beraten wir

Sie in den Bereichen Tax Compliance, Geldwäsche-Compliance und Korruptionsprävention.

TAX COMPLIANCE

 

Das Thema Tax Compliance hat den steuerlichen Diskurs fest im Griff und ist

eine wichtige unternehmerische Sicherheitsmaßnahme.

Sie ermöglicht

 

  • die systematische und präventive Sicherstellung der Befolgung
    steuerrechtlicher Regelungen auf allen Ebenen des Unternehmens
  • die Haftungsbegrenzung aller Organe und Beteiligten
    (sowohl in strafrechtlicher als auch in steuerlicher Hinsicht)
  • eine Effektivierung innerbetrieblicher Prozesse in steuerlichen Angelegenheiten
    (organisatorische Funktion)
  • Kostenersparnis auf mittlere und lange Sicht
  • Vertrauensgewinn bei den Finanzbehörden
  • Erhalt und Steigerung der Reputation des Unternehmens

kurz: einen enormen Gewinn an Sicherheit

Inhaltlich ist der Begriff Tax Compliance am ehesten mit „Sicherstellung der Erfüllung aller steuerlichen Verpflichtungen“ zu beschreiben. Dies wird durch die Einführung eines innerbetrieblichen Kontrollsystems für Steuerzwecke erreicht, eines sogenannten Tax Compliance Management System (Tax CMS). Obwohl es hier keine gesetzliche Verpflichtung oder gar Normierung gibt, hat die Bedeutung von Tax Compliance in den vergangenen Jahren enorm zugenommen und wird mittlerweile als betriebliche Notwendigkeit verstanden.

 

Die gesetzliche Pflicht zur rechtzeitigen Abgabe vollständiger und richtiger Steuererklärungen wird durch die stetige Zunahme an Komplexität steuerlicher Vorschriften und die Verschärfung der Rechtsprechung, die oft zu Lasten der Steuersystematik geht, konterkariert. Zudem sind die Anforderungen an die Zulässigkeit und Wirksamkeit steuerlicher Korrekturmöglichkeiten deutlich gestiegen und Betriebsprüfungen werden immer schneller und häufiger an die Buß- und Strafsachenstelle abgegeben; somit steigt das Risiko steuerstrafrechtlicher Ermittlungen exponentiell.

 

Ein Tax CMS dient sowohl der Prävention als auch der Verteidigung.

So heißt es im Anwendungserlass zu § 153 AO (Tz.2.6) des Bundesfinanzministeriums: „Hat der Steuerpflichtige ein innerbetriebliches Kontrollsystem eingerichtet, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, kann dies ggf. ein Indiz darstellen, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann, jedoch befreit dies nicht von der Prüfung des jeweiligen Einzelfalles“.

Und in einem Urteil des Bundesgerichtshofs (1-StR-265/16, vom 09.05.2017) heißt es:

Für die Bemessung der Geldbuße ist zudem von Bedeutung, inwieweit die Nebenbeteiligte ihrer Pflicht, Rechtsverletzungen aus der Sphäre des Unternehmens zu unterbinden, genügt und ein effizientes Compliance-Management installiert hat, das auf die Vermeidung von Rechtsverstößen ausgelegt sein muss. Dabei kann auch eine Rolle spielen, ob die Nebenbeteiligte in der Folge dieses Verfahrens entsprechende Regelungen optimiert und ihre betriebsinternen Abläufe so gestaltet hat, dass vergleichbare Normverletzungen zukünftig jedenfalls deutlich erschwert werden.“

 

Unser Team aus erfahrenen Steuerspezialisten und Strafverteidigern unterstützt Sie bei der der Implementierung eines effizienten und effektiven Tax Compliance Management Systems – und zwar passgenau. Denn in diesem Bereich gibt es kein Produkt von der Stange, sondern nur individuelle Lösungen.

 

Ihre Ansprechpartner:

Stefan Völger

Michael Olfen

GELDWÄSCHE COMPLIANCE

Die deutsche Gesetzgebung kämpft bereits seit längerem gegen Deutschlands Ruf als Hochburg für Geldwäscheaktivitäten. Dabei geht sie bei der Umsetzung europäischer Vorgaben häufig über die Geldwäsche-Richtlinien und die Empfehlungen der Financial Actions Task Force (FATF) hinaus, so etwa bei der Aufnahme der Güterhändler in den Kreis der Verpflichteten.

 

Bereits bestehende Sorgfaltspflichten wie die Identifizierung der Geschäftspartner, die Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten und entsprechende Verdachtsmeldepflichten werden laufend verschärft. So wurden sie mit dem Beginn des Jahres 2020 beispielsweise um das neu eingeführte Transparenzregister erweitert und neue Schwellenwerte eingeführt.

Die Risiken bei der Verletzung der Pflichten zur Geldwäsche-Prävention sind enorm. Mit der Umsetzung der sogenannten 6. Geldwäsche-Richtlinie (Umsetzungsfrist 03.12.2020) werden einfach begangene Vermögensstraftaten (also auch die einfache Steuerhinterziehung) zur möglichen Vortat.

 

Unternehmen ist also dringend angeraten, die Pflichten zur Geldwäsche-Prävention ernst zu nehmen, und Systemen zur Erfüllung dieser Pflichten und deren Überwachung zu implementieren.

Wir beraten Sie unter anderem in den besonders sensiblen Branchen

Rechts- und Steuerberatung

Edelstein- und Edelmetallhandel sowie Juweliere

Kunsthandel

Güterhandel

Immobilien

Glücksspiel

Wir klären Ihre individuellen Risiken und sagen Ihnen, was in Ihrem speziellen Fall zu regeln ist.

Unser Angebotsspektrum umfasst dabei unter anderem die folgenden Leistungen:

 

  • Erstellung und Aktualisierung der Risikoanalyse (§§ 5, 6 GwG)
  • Implementierung von internen Sicherungsmaßnahmen (§§ 5, 6 GwG, BaFin-AuA’s)
  • Überwachung der Einhaltung der Sorgfaltspflichten (Kap. 3 BaFin-AuA’s)
  • In Einzelfällen Stellung des externen GWB und Auftreten gegenüber der Aufsichtsbehörde (vgl. Kap. 3.1 BaFin-AuA)
  • Errichtung von Systemen zur unverzüglichen Abgabe von Verdachtsmeldungen
  • Einzelfallprüfungen
  • Sonderuntersuchungen

 

Ihr Ansprechpartner: Dr. Fabian Meinecke

KORRUPTIONSPRÄVENTION

 

Wir beraten Sie bei der Errichtung und Anpassung von Compliance-Systemen zur Bekämpfung

von Korruption in Ihrem Unternehmen. Dies beginnt mit der Risikobewertung auf Grundlage des sogenannten

„risk based approach“. Wir bewerten gemeinsam Ihre Haftungs- und Reputationsrisiken sowie das

Unternehmensinteresse an ethischen Prinzipien. Zu Beginn kann dabei ein Code of Conduct entwickelt werden,

der übergeordnete Leitsätze für ethische Handlungsweisen enthält und vorgibt.

Bei der Risikobewertung sind die risikogeneigten Bereiche Ihres Unternehmens zu identifizieren. Besonders korruptionsanfällige Stellen im Unternehmen können – aber müssen nicht – der Einkauf, der Vertrieb, Auftragsannahme und –vergabe sein. Bei Auslandsbeziehungen sind häufig Sondersituationen und zu berücksichtigen. Sinnvoll kann hierbei die Aufnahme von Anti-Korruptionsklauseln in die mit Geschäftspartner zu schließenden Verträge unter Einbeziehung von Schadensersatzklauseln zu Ihrem Schutz sein.

 

Die durch uns mit Ihnen gemeinsam entwickelten Regelungen und Leitsätze geben Orientierung, etwa darüber, wie mit Interessenkonflikten, Einladungen durch Geschäftspartner und Geschenken umzugehen ist. Es kann dabei auch erforderlich sein, gefährdete Bereiche zu trennen und übergeordnete Kontrollen zu installieren. Des Weiteren sind die Abläufe beim Zahlungsverkehr in den Blick zu nehmen; dabei ist insbesondere die Dokumentation der Vorgänge zu prüfen.

 

Die Einrichtung angemessener Anti-Korruptions-Compliance, die auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Branche und Ihres Unternehmens zugeschnitten sind, gibt Ihnen als Unternehmer die Sicherheit und Schutz. So dass Sie sich unter Verringerung Ihrer Risiken und in Erfüllung Ihrer Pflicht auf das operative Geschäft konzentrieren können.

 

Ihre Ansprechpartner:

Michael Olfen

Dr. Fabian Meinecke

WHISTLEBLOWING

 

Die Eu-Whistleblower-Richtlinie soll Menschen, die Missstände offenlegen, europaweit vor Repressalien schützen.

Sie wurde im Dezember 2019 verabschiedet und muss bis zum 17. Dezember 2021 in nationales Recht umgesetzt werden.

Auch wenn die Richtlinie erst nach der nationalen Umsetzung bindend wird, ist eine zügige Initiative von Unternehmen angeraten.

Denn nur durch die rechtzeitige Implementierung eines geeigneten internen Hinweisgeber-Systems können Meldungen an Behörden und Öffentlichkeit vermieden

und damit einhergehende Reputationsschäden abgewendet werden.

Die Kanzlei Olfen Meinecke Völger bietet Ihnen ein datensicheres, manipulationsgeschütztes, blockchainbasiertes Whistleblowing-System an,

mit dem sie auf der rechtssicheren Seite sind. Die doppelte Sicherheit durch ein beschlagnahme-geschütztes Meldesystem und die anwaltliche Schweigepflicht

schafft Vertrauen möglicher Whistleblower in die Wirksamkeit und Sicherheit ihrer Meldungen.

Über die Einrichtung eines Whistleblowing-Systems sollten alle Mitarbeiter informiert sowie in seiner Anwendung geschult werden.

All das übernehmen wir für Sie. Sprechen Sie uns gerne an.

Im Einzelnen geht es bei der EU-Richtlinie um Folgendes

 

  1. Pflicht zur Einrichtung eines internen Meldesystems

Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern, sämtliche Unternehmen der Finanzdienstleistungsbranche sowie Gemeinden mit mehr als 10.0000 Einwohnern haben die Pflicht, ein internes Whistleblowing-System einzurichten.

 

  1. Meldung von Verstößen

Über dieses Hinweisgebersystem sollen Verstöße gegen das EU-Recht in den verschiedensten Bereichen von Datenschutz über Geldwäsche, Finanzdienstleistungen, öffentliche Gesundheit, Produkt- und Verkehrssicherheit bis Verbraucherschutz gemeldet werden können.

Die EU hat eine Erweiterung der Richtlinie auf Verstöße gegen die nationale Rechtsordnung ausgesprochen. Faktisch kann das Whistleblowing-System für die Meldung sämtlicher Verstöße gegen nationales Recht genutzt werden.

 

  1. Wahlmöglichkeit zwischen interner und externer Meldung

Grundsätzlich sollen Hinweise zunächst an eine Stelle innerhalb des Unternehmens gegeben werden. Es kann aber auch die zuständige Behörde direkt informiert werden. Erst wenn nach einer Meldung an eine dieser Stellen drei Monate lang keine geeigneten Maßnahmen getroffen wurden, darf der Verstoß öffentlich gemacht werden. Unter bestimmten Umständen – wie einer unmittelbaren Gefährdung des öffentlichen Interesses oder der Gefahr eines irreversiblen Schadens – ist es zulässig, die Öffentlichkeit sofort über beobachtete Verstöße zu informieren.

  1. Schutz des Hinweisgebers vor Repressalien und Schadensersatzanspruch

Durch die EU-Richtlinie sollen Whistleblower vor möglichen negativen Folgen ihrer Meldung geschützt werden, also vor Kündigungen, Degradierungen und sonstigen Diskriminierungen. Für Personen, die Meldungen be- oder verhindern, Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber ergreifen, mutwillig Gerichtsverfahren anstreben oder die Identität von Whistleblowern preisgeben sind Sanktionen vorgesehen. Zudem sieht die Richtlinie einen Schadensersatzanspruch für Whistleblower vor.

Dabei schützt die Richtlinie nicht nur aktuell Beschäftigte eines Unternehmens, die Fehlverhalten melden, sondern auch Bewerber, ehemalige Mitarbeiter oder Unterstützer des Hinweisgebers.

 

  1. Verfahren bei Meldungen

Die Richtlinie schreibt einen genauen zeitlichen Ablauf der Behandlung von Meldungen vor. So muss der Eingang eines Hinweises innerhalb von sieben Tagen bestätigt werden, innerhalb von drei Monaten muss eine unparteiischen Person oder Abteilung für die Bearbeitung benannt werden sowie eine Rückmeldung an den Hinweisgeber erfolgen.

 

Hier können Sie die Richtlinie des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (EU) 2019/1937 nachlesen: www.eur-lex.europa.eu

 

Ihre Ansprechpartner:

Michael Olfen

Dr. Fabian Meinecke